Les acteurs du monde public ont des besoins réguliers en matière de communication. Comment concevoir un marché qui réponde à l’ensemble de leurs besoins : des candidats adaptés, une souplesse d’utilisation, des critères pertinents pour distinguer les candidats, un cahier des charges exhaustif qui intègre bien l’ensemble des besoins potentiels du maître d’ouvrage.
Nous sommes régulièrement sollicités par des donneurs d’ordre pour les accompagner sur la rédaction du CCTP, du règlement de consultation et du Bordereau de prix et pour l’analyse des candidatures.
Voici quelques principes à suivre que nous adaptons aux besoins de chacun :
Bien structurer la demande
Trop souvent les cahiers des charges sont trop vagues et imprécis. Une difficulté pour le maître d’ouvrage est que, trop souvent, il lance un appel d’offres sans connaître exactement ses besoins… c’est d’ailleurs la raison pour laquelle il lance une consultation. Etudes et audit, conseil, édition, événementiel, numérique, photos, vidéos… il faut évaluer ses besoins et structurer la demande en fonction d’un marché qui peut être permanent à travers un accord-cadre ou ponctuel sur un projet défini.
Cadrer l’offre
L’envoi d’un cadre de mémoire technique donnant le plan précis de la réponse facilite son traitement et son analyse. A travers un nombre de page défini, l’objectif est de bien appréhender l’équipe dédiée à la mission, la méthodologie de traitement de la demande, les références de l’agence sur des thématiques proches et leur regard sur la spécificité du contexte.
Assurer des candidatures de qualité
Aujourd’hui les consultations mobilisent moins d’une dizaine de candidats dans le secteur de la communication (et souvent beaucoup moins). Le temps demandé, trop souvent non rémunéré, éloigne de nombreux candidats. En limitant la demande, comme le nombre de pages de la réponse, en appelant les prestataires identifiés pour les annoncer qu’une consultation va être lancée, en intégrant bien des prix homme/jour dans le BPU pour assurer les demandes complémentaires, on assurera une meilleure participation.
Le copier-coller est un risque dans les réponses des soumissionnaires mais aussi dans la rédaction des pièces d’un marché de communication. Un accompagnement dans ce domaine est un bon moyen de traiter en amont des questions qui se poseront plus tard.