Comme promis, place au 4ème volet de notre série consacrée aux réunions publiques en ligne. Aujourd’hui, nous vous donnons les clés qui vous permettront de mettre en place une communication adaptée.
La première question est de savoir combien de personnes sont attendues. Comme pour le choix de la salle, le choix de l’application dépendra de ce nombre. L’expérience dans ce domaine montre qu’il est souvent difficile de savoir combien de personnes vont se connecter, même si des pré-inscriptions sont possibles. En fait ce nombre va dépendre essentiellement du type et du mode d’information des participants potentiels.
La place essentielle d’une mobilisation en ligne
L’information et la mobilisation des participants à une réunion publique en ligne passe essentiellement par une mobilisation en ligne qui permettra au public touché de cliquer sur un lien pour avoir un accès direct à celle-ci.
La plupart du temps ces liens sont de longues adresses de ce type : https://meet.google.com/kzy-xuab-qvu qui ne sont pas faciles à reproduire sur un clavier.
La mobilisation en ligne passera en particulier, par un e-mailing annonçant la réunion et proposant aux internautes de la rejoindre ou par l’annonce de la réunion sur les réseaux sociaux ou les sites internet qui donneront le lien pour rejoindre la réunion.
Le poids des relais d’information
Dans le même esprit, il faut s’appuyer sur des relais d’information pour informer tous les publics de la réunion en donnant le lien pour la rejoindre. Site internet des collectivités territoriales des porteurs de projet, blogs et réseaux sociaux peuvent donner l’information et les moyens d’y participer.
L’opportunité de la publicité en ligne
Internet offre l’occasion de créer du trafic vers la réunion en touchant précisément les publics souhaités par lieu (et quartier) d’habitation, par centre d’intérêt, par âge et CSP. La publicité via Facebook, Instagram ou Google permet ainsi d’annoncer la réunion en ligne en diffusant le lien de connexion vers tous les publics souhaités.
Pour annoncer notre réunion sur les sans-abris organisée par la Région Île-de-France, nous avons identifié sur Facebook les 10 000 contacts qui ont « liké » ou suivi des acteurs du logement social en Ile-de-France.
Annonce sur des outils print
L’annonce d’une réunion en ligne sur des outils print est possible mais plus complexe en raison de la complexité de l’adresse numérique de la réunion et, surtout, inadaptée car cela va à l’encontre des principes mêmes des réunions numériques.
Nous vous le déconseillons pour les réunions en ligne.
Les moyens à privilégier :
- Un formulaire d'inscription
En proposant de s’inscrire sur un formulaire en ligne, on pourra inviter ces publics à la réunion en leur adressant par mail le lien complété par un rappel 10 minutes avant le début de la réunion.
- Un flashcode
La reproduction d’un flashcode sur un support permet en le prenant en photo d’accéder directement à la réunion en ligne.
- Utiliser les réseaux sociaux
L’autre possibilité est d’utiliser les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram ou Youtube qui ont un nombre d’abonnés extrêmement importants (40 % des Français ont un compte Facebook).
L'intégration des calendriers
La plupart des logiciels intègrent directement dans le calendrier de l’internaute l’organisation de la réunion en ligne. Cela permet d’avoir un rappel 10 minutes avant environ avec l’adresse de connexion.
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Jeudi, nous vous dévoilerons les différentes techniques d’animation possibles pour votre réunion publique en ligne.